Automatizar a gestão de reembolsos com uma plataforma digital reduz erros e aumenta a eficiência. Também é importante desenvolver uma mentalidade sustentável, ter margem de gastos para viagens corporativas, registrar comprovantes válidos e minimizar erros na manipulação dos dados. Assim como fazer auditorias constantes e padronizar os relatórios, visando melhorar o desempenho de reembolsos tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Muitas empresas ainda fazem gestão de reembolsos em planilhas, algumas vezes inclusive de forma manual. Dessa forma pode ser muito comum acontecerem os mesmos erros em reembolsos de despesas corporativas. Neste guia, vamos abordar os 5 erros mais comuns que as empresas cometem ao calcular reembolsos de despesas corporativas e como evitá-los, garantindo mais eficiência, controle e transparência no processo.
Antes de mais nada, é essencial entender que a gestão de reembolsos vai muito além de simplesmente devolver dinheiro aos clientes. Trata-se de um processo complexo que envolve validação, documentação, aprovação e execução. Além disso, cada etapa representa um ponto vulnerável onde fraudes podem ocorrer ou erros podem se manifestar. Reembolsos de despesas corporativas podem parecer simples à primeira vista, mas qualquer deslize nesse processo pode custar caro. Uma pequena falha na categorização de despesas, por exemplo, pode levar a problemas fiscais, enquanto a falta de uma política clara pode gerar confusão e frustração entre os colaboradores. A introdução de soluções automatizadas por parte das empresas promete simplificar e acelerar esse processo, fornecendo um controle mais robusto e transparente dos reembolsos.
Com ela, fica muito mais fácil obter um histórico do orçamento empresarial e, assim, basear a análise de tendências e projeções para o futuro da empresa em informações concretas. Se você ainda não possui um ERP para apoiar sua gestão, seus processos podem estar suscetíveis a falhas. Nesse contexto, a conciliação bancária se torna ainda mais importante para te ajudar a detectar incoerências em lançamentos e saldos bancários no fluxo de caixa.
A importância da precisão no cálculo de reembolsos corporativos
Como é comum nas grandes organizações, o reembolso será aprovado quando o gasto estiver de acordo com a política interna. Ou seja, a validação dos reembolsos não envolve apenas uma análise do recibo em si, é necessário checar as normas e identificar se o recurso foi aplicado de acordo com o que a empresa autoriza. Empresas que implementam sistemas adequados de gestão de reembolsos observam resultados impressionantes. Em média, nossos clientes reportam redução de 80% em fraudes, diminuição de 60% no tempo de processamento e aumento de 40% na satisfação dos clientes. Cada vez mais, as empresas estão adotando soluções baseadas em IA para detectar padrões suspeitos e prevenir fraudes.
O IIRH-Instituto de Informação em Recursos Humanos é o mais importante ponto de encontro do setor da Gestão de Pessoas de Portugal e é detentor da marca RHmagazine. No IIRH proporcionamos interações relevantes aos profissionais de Recursos Humanos, a empresas fornecedoras do setor e a estudiosos da área. Essa medida, além de evitar penalidades financeiras e riscos legais, também aumenta a segurança jurídica e confiança nas operações. Sendo assim, deve-se investir em sistemas integrados de gestão, como o da Paytrack, para centralizar e agilizar todo o processo.
Nossa equipe está pronta para apresentar nossa solução única no mercado e revolucionar a forma e a velocidade que você faz pagamento de TED, PIX e BOLetos. Assista à demonstração e veja como a VExpenses reduz em até 88% o tempo gasto com a prestação de contas. Além da exigência de comprovante, é importante destacar que comprovantes ilegíveis não serão aceitos. Especialmente, aquelas que não estão enquadradas nas especificações do negócio.
Outro detalhe é que um sistema completo também cuida de outros aspectos. Solicitar as notas fiscais é a única segurança de que o colaborador realmente teve aquele gasto. Essa não é uma questão de Controle de despesas corporativas desconfiança, mas sim de padronização de processos. Além disso, é importante definir limites pré-estabelecidos para evitar gastos exorbitantes. Muitas empresas deixavam a categoria “Outros” disponível para os colaboradores antigamente.
Não justificar despesas
A principal importância da conciliação bancária está em garantir que as finanças da empresa se mantenham em dia, contribuindo assim para a saúde financeira do negócio. A conciliação bancária é um processo fundamental para qualquer empresa que deseja manter um controle financeiro preciso e evitar surpresas desagradáveis nas contas. A política de viagens e despesas corporativas é um pilar de uma gestão de sucesso. Contudo, quando a política não está alinhada ao processo de reembolso, as despesas podem fugir do controle e ultrapassar o orçamento. Empresas que não utilizam automação em seus processos para gerenciar reembolsos enfrentam uma maior propensão a erros e lentidão, o que reduz a eficiência e dificulta o controle de dados financeiros.
Em seguida, organize-se para saber o que deve ser feito para corrigir essas divergências. O fluxo de caixa é o registro de todas as entradas e saídas financeiras de uma empresa. Ele permite acompanhar a movimentação de dinheiro no negócio e avaliar a saúde financeira, identificando se há lucro ou prejuízo. A conciliação bancária pode melhorar a eficiência operacional, uma vez que permite que as empresas identifiquem rapidamente quaisquer problemas financeiros e tomem medidas corretivas de forma ágil. A prática de conciliação bancária contribui para o cumprimento de obrigações legais e garante que os registros financeiros internos estejam alinhados com as transações efetivas ocorridas na conta bancária.
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Isso prejudica a satisfação dos colaboradores, que terão que aguardar prazos extensos para receberem seu pagamento de volta. Estabeleça prazos claros para os pagamentos e garanta que todas as solicitações sejam processadas de forma organizada. Utilize ferramentas que permitem acompanhar o status de cada reembolso em tempo real, garantindo previsibilidade e confiança para os colaboradores. Muitas empresas ainda dependem de recibos físicos, formulários de papel ou planilhas para gerenciar reembolsos.
Aceitar comprovantes ilegíveis, incompletos ou de despesas fora da política de reembolsos pode comprometer o processo e, assim, abrir brechas para fraudes. Sendo assim, deve-se criar uma política de reembolsos de despesas detalhada e comunicá-la de forma acessível para todos os colaboradores. Quando os funcionários demoram a solicitar o reembolso, isso pode gerar problemas de fluxo de caixa para a empresa e dificultar a previsão de despesas. Além disso, pode ser mais difícil localizar e verificar os recibos e comprovantes necessários para validar o reembolso. Uma política de reembolso mal definida pode levar a confusão e discrepâncias no processo. Os funcionários podem não saber quais despesas são reembolsáveis e quais não são, ou como proceder para solicitar o reembolso.
É importante que os funcionários e gestores sejam treinados sobre as políticas de reembolso e o uso do sistema de gestão de despesas. Isso pode ajudar a evitar erros e garantir que todos compreendam e sigam as regras e procedimentos estabelecidos. Segundo dados recentes do mercado, empresas que não possuem sistemas eficientes de controle de reembolsos podem perder até 15% de sua receita anual devido a fraudes internas e erros operacionais. Por isso, implementar processos robustos e contar com tecnologia adequada é fundamental para proteger seu negócio.